Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych Sp. z o.o. w Gorzycach Wielkich, ul. Okólna 3, 63-410 Gorzyce Wielkie (dalej: „PUK”).
Z administratorem można skontaktować się pisemnie na wskazany powyżej adres siedziby lub za pośrednictwem poczty elektronicznej: biuro@pukostrowwielkopolski.pl, a także telefonicznie: 62 734 73 91.
PUK wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (jeżeli został powołany) – aktualne dane kontaktowe do Inspektora są publikowane w Polityce prywatności oraz mogą być udostępnione na żądanie w Biurze Obsługi Klienta.
Niniejsza informacja uzupełnia zapisy zawarte w Polityce prywatności PUK i powinna być z nią łącznie odczytywana.
Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane przez PUK w szczególności w następujących celach:
- zawarcie i wykonywanie umów dotyczących dostarczania wody pitnej oraz odbioru i oczyszczania ścieków – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (konieczność przetwarzania do zawarcia i realizacji umowy),
- wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na PUK, wynikających w szczególności z przepisów prawa wodnego, przepisów dotyczących zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków, przepisów podatkowych i rachunkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
- prowadzenie korespondencji, obsługa zgłoszeń, wniosków i reklamacji związanych z działalnością PUK – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. c RODO, a w uzasadnionych przypadkach także na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- dochowanie należytej staranności w zakresie utrzymania i rozwoju infrastruktury wodociągowo-kanalizacyjnej, w tym prowadzenie analiz i statystyk wewnętrznych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora),
- dochodzenie i obrona przed roszczeniami, w tym prowadzenie ewentualnych postępowań windykacyjnych i sądowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- prowadzenie działań informacyjnych związanych z realizacją umów, np. przekazywanie ważnych komunikatów dotyczących przerw w dostawie wody, jakości wody czy zmian taryf – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, lit. c lub lit. f RODO.
Jeżeli w określonych sytuacjach przetwarzanie danych odbywa się na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), informacja o celu przetwarzania oraz możliwości wycofania zgody zostanie przekazana osobno, w momencie jej zbierania.
Zakres przetwarzanych danych osobowych zależy od rodzaju łączącej Panią/Pana z PUK relacji (np. klient indywidualny, przedstawiciel klienta instytucjonalnego, kontrahent, osoba składająca wniosek lub reklamację). W szczególności mogą to być następujące kategorie danych:
- dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma (nazwa), numer PESEL lub NIP (jeżeli jest wymagany przepisami prawa), seria i numer dokumentu tożsamości (w uzasadnionych przypadkach),
- dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres e-mail, numery telefonów kontaktowych,
- dane adresowe: adres nieruchomości, której dotyczy umowa lub zgłoszenie, adres do doręczeń,
- dane dotyczące punktu poboru wody i odprowadzania ścieków: numer punktu poboru, dane dotyczące wodomierzy, informacje o zużyciu wody i ilości odprowadzanych ścieków,
- dane rozliczeniowe i finansowe: informacje niezbędne do wystawiania faktur, dokonywania rozliczeń, numer rachunku bankowego, informacje o płatnościach i ewentualnych zaległościach,
- dane związane z obsługą zgłoszeń i reklamacji: treść zgłoszenia, dokumentacja techniczna lub fotograficzna przekazana przez Panią/Pana, historia kontaktu z PUK.
PUK przetwarza wyłącznie takie dane, które są niezbędne do realizacji wskazanych celów i wynikają z obowiązujących przepisów prawa lub zawartych umów.
Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa lub zawartych przez PUK umów. W szczególności odbiorcami danych mogą być:
- podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie PUK, w szczególności: dostawcy systemów informatycznych i usług serwisowych, podmioty świadczące usługi pocztowe i kurierskie, podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i doradcze, firmy drukujące i dostarczające korespondencję masową,
- organy administracji publicznej oraz inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa, w tym organy kontrolne i nadzorcze, sądy oraz organy ścigania – w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów,
- banki oraz inne instytucje finansowe, w zakresie niezbędnym do realizacji rozliczeń i płatności,
- podmioty świadczące usługi windykacji należności oraz kancelarie prawne realizujące w imieniu PUK dochodzenie i obronę roszczeń – na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych lub odrębnych podstaw prawnych.
PUK nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych, chyba że obowiązek lub możliwość takiego przekazania wynika z przepisów prawa.
PUK przechowuje Pani/Pana dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji celów, w których dane te zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z przepisów prawa. Oznacza to w szczególności, że dane będą przechowywane:
- przez czas trwania umowy łączącej Panią/Pana z PUK, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z tą umową,
- przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego w odniesieniu do dokumentacji księgowej (co do zasady co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy),
- przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (do upływu terminów przedawnienia określonych w przepisach prawa cywilnego),
- w przypadku danych przetwarzanych na podstawie udzielonej zgody – do czasu wycofania zgody, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji, chyba że dalsze przechowywanie jest konieczne na innej podstawie prawnej.
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez PUK przysługują Pani/Panu następujące prawa:
- prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy PUK przetwarza Pani/Pana dane oraz dostępu do tych danych i informacji o ich przetwarzaniu (art. 15 RODO),
- prawo sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne (art. 16 RODO),
- prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO, gdy dalsze przetwarzanie danych nie jest już niezbędne lub gdy cofnięta została zgoda na ich przetwarzanie,
- prawo ograniczenia przetwarzania – w sytuacjach określonych w art. 18 RODO, np. na czas rozpatrywania zastrzeżeń co do prawidłowości danych lub podstawy ich przetwarzania,
- prawo przenoszenia danych – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadkach, gdy dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją Pani/Pana osoby (art. 21 RODO),
- prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; zgoda może być wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z PUK, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w części „Administrator danych osobowych”, lub – jeżeli został wyznaczony – z Inspektorem Ochrony Danych.
Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
Podanie danych osobowych jest co do zasady niezbędne do zawarcia i wykonania umowy z PUK oraz do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze. W szczególności dotyczy to danych wymaganych na podstawie przepisów o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków, a także przepisów podatkowych i rachunkowych.
W zakresie, w jakim przetwarzanie danych odbywa się na podstawie:
- przepisów prawa – podanie danych jest obowiązkiem ustawowym, a odmowa ich podania może uniemożliwić zawarcie lub realizację umowy, jak również skutkować brakiem możliwości świadczenia usług przez PUK,
- zawarcia i wykonania umowy – podanie danych jest warunkiem umownym; brak ich podania uniemożliwi zawarcie umowy lub może prowadzić do jej rozwiązania,
- udzielonej zgody – podanie danych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić realizację określonego celu, dla którego zgoda została udzielona (np. przesłanie określonej informacji dodatkowej).
Informacja o tym, które dane są wymagane, jest co do zasady przekazywana w formularzach, umowach lub innych dokumentach, za pomocą których dane są zbierane.
PUK nie podejmuje wobec Pani/Pana decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie, które wywoływałyby wobec Pani/Pana skutki prawne lub w podobny istotny sposób na Panią/Pana wpływały, w rozumieniu art. 22 RODO.
Jeżeli w przyszłości PUK wprowadzi rozwiązania obejmujące zautomatyzowane podejmowanie decyzji lub profilowanie, stosowne informacje – w tym dotyczące zasad ich podejmowania, znaczenia i przewidywanych konsekwencji takiego przetwarzania – zostaną przekazane przed rozpoczęciem stosowania takich rozwiązań, a w razie potrzeby zostanie odebrana odrębna zgoda.
